忘年会における案内メールの例文|社外と社内では文章が違います!

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忘年会における案内メールの例文を紹介

 

忘年会幹事の皆さん、準備は順調に進められていますでしょうか?

 

日時も決まりお店の予約も済んだら、次は参加者への案内メールを送らなければなりせんが、社外と社内、宛先によって少し内容が異なることはご存知でしたでしょうか??

 

難しそうに思える案内メール作成ですが、ここでは忘年会における案内メールの例文を社内、社外と分けてご紹介しますので、例文を参考にしてササッとそつなく済ませてしまいましょう!

 

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忘年会の案内メールの例文~社内編

 

忘年会の案内メールの例文~社内編

 

社内に案内状を出すときの例文

 

:平成□□年度忘年会のご案内

 

社内各位

 

忘年会のご案内

 

皆さんお仕事お疲れ様です。

さて、今年も残すところあとわずかとなりました。

 

恒例の忘年会を下記の通り計画しております。

師走のお忙しい時期とは思いますが、今年も例年に負けない楽しい企画を用意しておりますので、皆様ぜひともお誘い合わせの上、ご参加下さいますようお願い申し上げます。

 

日時:平成□□年12月□□日 ◯時〜(受付開始  ◯時)

場所:××××  (最寄駅■■徒歩4分 ※駐車場はございませんので電車をご利用ください)

住所:東京都○○区□−□−□

TEL:03-□□□-□□□□

URL:http://www.oooo.oo/ooo

会費:管理職8000円 管理職以外5000円

幹事:総務部 ●●  tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

恐れ入りますが、12月◯日までにご出欠表をこちらのメールに返信いただくか、総務部●●まで直接お伝え下さい。

 

 

忘年会の案内メールの例文~社外編

 

忘年会の案内メールの例文~社外編

 

社外に案内状を出すときの例文

 

件名:●●株式会社 忘年会のご案内

 

○○株式会社 ○○部

○○様

 

拝啓

歳末の候 皆様におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。

平素は格別のご厚情を賜り、ありがたく御礼申し上げます。

つきましては、今年一年のご愛顧へのお礼を申し上げたく、ささやかではありますが忘年会を整えさせていただきました。

 

ご多用中恐縮ではございますが、是非ともご出席いただけますようお願い申し上げます。

敬具

 

日時;平成□□年12月□□日 ◯時〜(受付開始  ◯時)

場所:△ホテル(最寄駅■■徒歩4分)中ホール

住所:東京都○○区□−□−□

TEL:03-□□□-□□□□

会費:男性5000円 女性3000円

 

お問合せ先:株式会社○○

〒 □□□−□□□□ 東京都○○区□−□−□

 

担当:総務部 ●●

tel. □□□−□□□□(内線0000)

 

出欠は◯月◯日までに、このメールの返信にてお知らせ下さい。

会費は当日会場受付にて集金させて頂きます。

よろしくお願い申し上げます。

 

返信欄を加えて送ると、より親切かもしれません。

その場合は以下の例文を参考にしてください。

 

出欠連絡欄】

あてはまるほうに◯をつけてください

( )出席・( )欠席

御社名:         様

御担当様の御氏名・所属部署名:

※下記はご出席の場合にご記入下さい。

御出席人数:       名様

御出席者の御氏名・所属部署名:

 

……………………………………

○○株式会社

総務部 ●●

E-mail:*****@***.co.jp

住所:〒□□□‐□□□□ 東京都○○区□−□−□

TEL:03-□□□-□□□□

……………………………………

 

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忘年会の案内メールで注意したい点

 

忘年会の案内メールで注意したい点

 

社内、社外、それぞれ宛ての案内メールの例文をご紹介しました。

 

忘年会とはいえ、あまり砕け過ぎた文面は、受け取り手によっては不快に感じられることがあり危険ですから避け、また社内宛よりも社外宛はさらに気を遣い、文章も丁寧にするよう心掛けましょう。

 

案内メールを送る際の何よりの注意点としては、要点を絞って簡潔に伝えることです。

 

“簡潔に”伝えるには、内容は丁寧にしつつ余計な文言を省き、件名も一目で内容がわかるように部署名や会社名を記載して、受け取り側に配慮しましょう。

 

それが忙しい相手方への親切心です。

 

又、社外の、それも大切な取引先の方などをお招きする際には、メールだけでなくハガキや手紙でご案内するのも尚親切で良いようです。

 

その場合は返信用のハガキも同封し、できれば個人情報保護シートも用意し同封すると良いかもしれません。

 

社内に向けた案内メールを送付したら、朝礼などで、忘年会のメールを送ったので確認をお願いしたいと一言声掛けしておくと、何らかのトラブルで相手にメールが届いておらず、後々になって「そんなの知らないぞ!」と言われるような事態を防ぐことができます。

 

案内メール等を送る時期はだいたい1カ月前で、遅くても2~3週間前には送るようにしましょう。

 

遅くなればなるほど、メールを受け取った相手に失礼になりますし、何と言っても忙しい忘年会シーズンですから、先に入ってしまった予定の為に参加者が少なくなってしまうかもしれませんよ~。

 

どうしても間に合わなければ、大体の日程、時間、場所等の予定を先にお伝えし、詳細を後日再度送る手もありますが、その場合も、追っての詳細連絡があまり遅くならないように頑張ってくださいね。

 

まとめ

 

忘年会における、社内、社外への案内メールの例文と注意点をご紹介して参りました。

 

幹事さんは、年末が近づきお仕事の忙しい時期に、さらに気を遣って案内メールを作成しなければならず大変だと思いますが、例文に当て嵌めて確実な形で整え、あまり時間を費やさず済ませて頂ければいいなと思います。

 

進行や余興の内容等、考えることは盛り沢山ですが、楽しい忘年会を作り上げられますように、そして、幹事さんにとっても楽しい忘年会でありますように。

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