忘年会の幹事に指名されたら!やること沢山ありますよ

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忘年会の幹事に指名されたら

 

秋も深まりそろそろ肌に冬の訪れを感じると忘年会の季節となりますね。

 

忘年会の幹事の指名は突然やってきますが、もし幹事に指名されたらぜひチャンスだと思って楽しんで頂きたいです。

 

初めて幹事に指名されたらきっと何から手を付けて良いやら迷ってしまうほどに、忘年会の幹事はやることがありますが、手順を踏めばきっとうまくやりこなせますので、今回は忘年会の幹事に指名されたらやることをリストアップしていきたいと思います。

 

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忘年会の幹事に指名されたら行動しなければいけない事とは

 

忘年会の幹事に指名されたら行動しなければいけない事とは

 

だいたい忘年会の2カ月前、10月に入ったら行動を始め10月末迄にはお店の予約も済ませ、11月には案内メールを送る段取りでいきたいところです。

 

幹事に指名されたら行動しなければならないことを、①~⑨の順に記していきますね。

 

①まずは手伝ってくれるメンバーを揃えます。

 

幹事に指名されたら、まずは同期などの協力してくれるメンバー、それから、前年の幹事や上司などアドバイスを得られる人を確保しましょう!

 

会場設営には人手が要りますし、当日の受付や集金担当、ペアの司会者、等、役割を受け持って貰えばぐっと気持ちも負担も楽になります。

 

 

②いよいよ忘年会会場と日時を決める大仕事です!

 

日程は、一般的に12月の中旬の金曜日(翌日が休業日)が一番人気の時期ですが、上司や会社外部でご招待する方など、必ず外せない方々の予定をまずは伺い、その上で、3日程ほど候補日を決め、アンケートを取ります。

 

予算は例年の忘年会を参考にしつつ、前年の先輩幹事や頼りになるお局さん的スタッフ等に伺って決定した上で会場選びをしましょう!

 

食事内容は参加者の好みに合わせることが大切で、年齢層が幅広ければ色々な種類が楽しめる和洋折衷コースがお薦めです。

会場は、人数が多ければ、ホテルやレストランを貸し切るのが良いでしょう。

 

人気の会場は特に2カ月前くらいに予約したほうがよいですので、10月中には会場の予約を済ませましょう。

会場には参加者の予想最大人数を伝え、最終の人数確定はいつまでに伝える必要があるか、キャンセル料はいくら掛かるかを尋ねておきます。

 

③忘年会の内容や段取りを考えます!

 

忘年会の当日のスケジュールはざっと以下の通りです。

(1)幹事は忘年会の始まる20分前には現地に到着し、受付をはじめる。

(2)開宴、乾杯の挨拶・音頭(5分程度)※乾杯用飲み物の用意を会場に頼んでおく。

(3)歓談タイム(40分程度)

(4)余興1~2個(15分程度)

(5)歓談タイム(40分程度)※席替えが始まります。

(6)会計 ※終了時間の15分前には、さりげなく席を立って会計を済ませます。

(7) 締めの挨拶(5分)※終了時間の10分前が目安です。

(8)退店 ※終了時間の5分前 ※最終の忘れ物チェックと退場

(9)二次会への誘導

 

①余興を依頼します!

 

出演依頼を受けて貰ったら、出演者に余興内容は一任してしまいましょう♪

 

内容は、全員参加型のゲームや出し物等様々ですが、演目が決まったら知らせて貰い、幹事として把握しておきましょう。

 

②忘年会案内メールを作成し、送付します!

 

例文を検索し参考にして、さくさくと作成しましょう。

 

イラストなどデコレーションを多用しても楽しげで素敵ですが、あまり時間を掛けすぎるのも得策ではありません。

 

作成が得意な協力メンバー頼んでも良いですね。

 

③挨拶の依頼をします!

 

直接又はメールで依頼します。

 

その際、目安の所要時間も一緒に伝えて依頼すると良いでしょう。

 

④出席者の最終確定人数を、忘れずに会場へ連絡します。

 

当日のキャンセルを予想し、2~3名少なめに伝えるのも一つの手です。

 

追加の方が会場も融通しやすいことが多く、キャンセル料なども考慮すると、スムーズです。

 

⑤さあ、大詰め!詳細を打ち合わせ!

 

会場とメニューの詳細を確認し、店内の飾りつけの可否、備品の持ち込みやレンタル品の確認、席やトイレ等施設の位置確認などを行います。

 

協力してくれるスタッフ達と、当日のスケジュールやスタッフの配置を確認し、席決め、備品の準備、会場の飾り付けなどについて打ち合わせします。

 

⑥経費の管理をし、会計報告書を作成する!

 

会計報告書を作成し、後日参加者に出費の詳細を送付することもありますので、準備しておきましょう。

会場の領収書は勿論のこと、備品の買い付けに掛かった領収書なども保管しておきましょう。

 

PDF化しメールに添付することが多いようですが、これも、例年の幹事に方法など確認すると良いですね。

 

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忘年会の出欠の確認方法

 

忘年会の出欠の確認方法

 

案内メールを送付し、それに対する出欠の返事を貰うことで、忘年会の出欠を確認しますが、案内があまり遅くなると失礼になってしまいますので、社内・社外共に、開催の1カ月前には送付してしまいましょう。

 

幹事は期日までに出欠人数を把握し、会場に最終確定人数をお知らせしなければなりませんので、出欠の返信期限も決めてメールに記しておくことをお薦めします。

 

 

忘年会当日の挨拶の順番はどうする?

 

忘年会当日の挨拶の順番はどうする? 

 

司会は、幹事本人が行うか、協力メンバーに担当してもらいます。

 

開宴の挨拶を、トップの人(大抵は社長)にして頂きますが、時間(例えば“5分程度”など)も依頼と共に伝えておきましょう。

 

乾杯の挨拶は、3番目に地位的に偉い人(専務など)、または、元気のいい平社員などに依頼しますが、前回の忘年会幹事などに尋ね、例年の慣習に従うのが良いでしょう。

 

締めの挨拶は、2番目に地位的に偉い人(副社長など)に依頼します。

 

挨拶の後、一本締め「よー、パン(手拍子)」や、三本締めが行われることが多いですので、これも例年の忘年会での様子を伺い、従いましょう。

 

 

まとめ

 

忘年会の幹事に指名されたらやることを列挙して参りましたが、沢山ありますね…でも、順に一つ一つこなしていけばきっと素敵な忘年会に仕上がります。

 

周囲の手助けを借りながら、楽しい忘年会を企画してくださいね!

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